Eigentlich hätte die Corona-Pandemie mit dem Zwang zum Homeoffice einen neuen Hype zum Thema „Groupware“ auslösen müssen. Es kam anders. Die in den großen, global agierenden Unternehmen genutzten Systeme wie Notes, Groupwise, Exchange taten weiter, was sie schon seit Langem taten. Dafür boomten die Videokonferenz- und Chat-Plattformen. Während Zoom, Hangout und Jitsi eher für situativ eingerichtete Video-Conf-Calls eingesetzt wurden, ging Microsoft mit Teams (das videotechnisch von Skype abstammt) überall da in Führung, wo in den Firmen auf Office-Anwendungen gesetzt wird. Slack kommt dagegen aus der Community-Chat-Welt und erlebte erst durch den Kauf durch Salesforce und 300.000 Installationen im Hause IBM einen massiven Aufwind.

Die Idee hinter Groupware ist nach wie vor, Menschen über räumliche und zeitliche Distanzen die Zusammenarbeit in Arbeits- und Projektgruppen zu ermöglichen. Dafür sind zwei Elemente zwingend nötig: Echtzeitkommunikation und gemeinsamer Zugriff auf Daten, insbesondere Dokumente. Dass Kollegen live miteinander reden können, ist ein relativ alter Hut und stammt aus den seligen Zeiten von Compuserve und IRC – beides Anwendungen, über die Menschen in Echtzeit Textnachrichten austauschen konnten – zunächst vor allem als Online-Alternative zum Telefonieren gedacht. Anderthalb Jahrzehnte, das Internet war da, entstand für diese Tätigkeit der Begriff „Chat“.

Mitglieder einer Arbeitsgruppe, die über den Globus verteilt miteinander zu konferieren hatten, konnten sich so in Echtzeit austauschen. Und Anfang der Nullerjahre hatten auch die Amateure – von denen in diesem Artikel nicht die Rede sein soll – das Chatten für sich entdeckt. Gleichzeitig entstanden auch Systeme für die gemeinsame Nutzung und die gemeinsame Arbeit an Dokumenten, zunächst in Form von Datenbankanwendungen. Aber schon mit den frühen Versionen von Lotus Notes, Groupware und Microsoft Exchange war es möglich, einen Bildschirm „zu teilen“, also allen anwesenden Teilnehmern einer Workgroup zu zeigen, was man auf dem Schirm hatte. Mit den rasant wachsenden Bandbreiten ab etwa 2010 kamen dann die Tools für Videokonferenzen per App oder Browser.

Wie gesagt: In weltweit operierenden Konzernen sind solche kooperativen Werkzeuge seit vielen Jahren gang und gäbe. Aber die Pandemie brachte das Thema mit Höchstgeschwindigkeit auch in die kleinen und mittleren, nicht zwingend überregional auftretenden Unternehmen und Organisationen. Viele Nutzer wurden erst im Frühjahr 2020 zum ersten Mal mit Videokonferenzen konfrontiert, wobei die Millionen Anwender, die Kontakt mit Familie und Freunden per Skype pflegten, klar im Vorteil waren. Spätestens im Herbst des Jahres hatten so gut wie alle (Klein)Unternehmer, Mitarbeiter von KMUs und Freiberufler ihre Erfahrungen mit Videokonferenzen gemacht – vorwiegend mit Zoom. Wer in der Apple-Welt lebt, war auf Facetime gekommen; eingefleischte Microsoft-User landeten schnell bei Teams.

Und Slack? Dieses mit sehr, sehr viel Geld aus sehr, sehr vielen Quellen der Digitalwelt erst um 2010~2015 entwickelte System war zunächst außen vor. Und scheint es – Stand: Juni 2021 – immer noch zu sein, denn die Nutzung der Videokonferenzfunktion scheint nur langsam an Beliebtheit zu gewinnen. Dafür hat Slack in Sachen Groupware-Eigenschaften gegenüber Teams in mancher Hinsicht die Nase vorn. Und zwar besonders bei der Organisation von Gruppen; die können hierarchisch angeordnet werden oder sich überschneiden. Die Chat-Funktion ist schnell und recht komfortabel. Dokumente jeder Art können an Nachrichten angehängt werden. Die gemeinsame Arbeit an Dokumenten ist aber nur möglich, wenn die Gruppe einen Account bei der Dropbox, bei Google Drive oder Github besitzt.

Voraussetzung um Teams als Groupware zu nutzen ist ein Microsoft-Account sowie ein Office-365-Abo (oder auch ein Abo von Skype for Business). Dann können Teams gebildet werden, die genau wie bei Slack chatten und Dokumente austauschen können. Die Ähnlichkeit zur Slack-Funktionalität ist kein Wunder; 2016 dachte man bei Microsoft darüber nach, Slack zu kaufen, hörte dann aber auf Bill Gates, der empfahl stattdessen das ebenfalls Microsoft gehörende Skype for Business zur Groupware auszubauen. Der größte Vorteil von Teams in Sachen Kollaboration ist die reibungslose gemeinsame Arbeit an Dokumenten – sofern diese sich im Office-Kosmos bewegen.

Womit wir bei den Funktionen sind, die heutzutage eine vernünftige Groupware ausmachen. Neben der Kommunikation per Chat, Voice-over-IP und Videokonferenzen sowie dem Teilen von Bildschirmen und dem gemeinsamen Arbeiten an Dokumenten sind das nützliche Dinge wie gemeinsame Gruppenkalender, Projektpläne und ToDo-Listen. An dieser Stelle aber unterscheiden sich Slack und Teams dramatisch. Es ist wie beim gemeinsamen Arbeiten an Dokumenten: Teams setzt ganz auf die Anwendungen der Office-Familie, Slack auf die Integration entsprechender Services anderer Anbieter – so kann wie erwähnt Dropbox genauso eingebunden werden wie ein Google Calendar oder eben auch Microsoft OneNote. Zuständig für die Integration sind „Bots“, die bei Slack ähnlich wie Plugins funktionieren. Bots gibt es bei Teams auch; sie sind allerdings eher als Funktionen des Systems zu betrachten – als Plugins fungieren Apps, die entweder von Microsoft selbst oder von Drittanbietern stammen.

Die Alternativen: Empfehlungen

Wer sich nicht an Microsoft binden will beziehungsweise kein Office-365-Abo besitzt, ist mit Slack, das in der „kleinen“ Version kostenlos ist, besser bedient. Zumal dann, wenn man bereits mit diversen Online-Tools verschiedener Anbieter arbeitet. Für eingefleischte Google-Fans (Soll es geben…) bildet Google Workspace eine Alternative, die in der täglichen Arbeit ganz ähnlich funktioniert wie Teams und Slack. Open-Source-Freaks, die sich in der Wiki-Welt auskennen, werden sich dagegen mit Tiki wohlfühlen. Chanty hat eine schöne Funktion namens „Teambook“, die als Pinnwand für eine Arbeitsgruppe fungiert, ist ansonsten allen genannten Groupware-Systemen ebenbürtig. Ebenfalls im Open-Source-Kosmos lebt das europäische Projekt „Kolab„, das unter anderem vom BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) gefördert wird. Kolab arbeitet mit einem dezidierten Server nach dem IMAP-Prinzip und bietet Schnittstellen zu diversen Clients für die üblichen Groupware-Funktionen.

[Bildnachweis – Titelbild: Ergonomidesign via Wikimedia unter der Lizenz CC BY-SA 3.0]