Für viele Freiberufler und nicht wenige Angestellte ist das Arbeiten im Homeoffice schon seit Jahren der Normalzustand oder wenigstens etwas, das in Abstimmung mit dem Arbeitgeber je nach den Umständen der Tätigkeit möglich ist. Für eine Mehrheit der Menschen, die ansonsten Tag für Tag ins Büro fahren, ist das Arbeiten von zuhause aus noch ungewohnt. Seitdem diverse Ausgangsbeschränkungen, die zur Bekämpfung der Corona-Krise eingeführt wurden, greifen, sind aber Tausende Beschäftigte gezwungen, sich daheim eine Arbeitsumgebung zu schaffen, in der sie ihre Aufgaben so gut und effizient bewältigen können wir am gewohnten Arbeitsplatz. Vor dem Umzug – aber auch noch in den ersten Tagen – gibt es ein paar Dinge, die unbedingt erledigt werden müssen.

1. Arbeits-PC auf Stand bringen!

Glücklich, wer ein Dienst-Notebook hat! Denn das wird normalerweise schon so eingerichtet sein, dass es nahtlos im Homeoffice eingesetzt werden kann. Wem also sein Gerät vom Arbeitgeber gestellt wird, ist fein raus. Trotzdem empfiehlt es sich, den PC vor dem Umzug durchchecken zu lassen. Dabei geht es immer um die Faktoren Sicherheit und Aktualität. In großen und mittleren Unternehmen können Otto und Liese Zuhausearbeiter die Dienste der IT-Abteilung, des Netzwerk-Administrators oder des beauftragten IT-Dienstleisters in Anspruch nehmen.

Es ist übrigens überhaupt keine gute Idee, den privaten PC, auf dem sich die persönlichen Dokumente, Fotos, Videos, Spiele befinden, einfach so als Arbeitsapparat fürs Homeoffice herzunehmen. Dagegen sprechen sämtliche Aspekte der Datensicherheit und oft auch mögliche Probleme mit den technischen Ressourcen. Hat der Arbeitgeber bisher kein Dienst-Notebook zur Verfügung gestellt, sollte man dringend darum bitten, das spätestens jetzt nachzuholen.

Freiberufler und Solounternehmer besitzen in aller Regel einen Computer für die berufliche Tätigkeit. Es ist aber eine gute Idee, auch den vor dem Start der Homeoffice-Zeit auf Herz und Nieren zu testen; also, ob das Ding ausreichend gegen Viren und Hackerangriffe geschützt ist und ob bei allen relevanten Anwendungen die aktuellste Version vorliegt.

2. DSL- und Internet-Verbindung optimieren!

Das A und O bei der Arbeit aus dem Homeoffice ist eine schnelle, sichere und störungsfreie Verbindung mit dem Internet. Dringende Empfehlung: Die DSL-Rate maximieren! Unabhängig davon, auf welche Weise die Verbindung zum Unternehmens-Server stattfindet, kann das Internet für eine saubere Heimarbeit gar nicht schnell genug sein.

Bietet der Provider also LTE (meist mit bis zu 225 Mbit/s) an, dann heißt es umsteigen. Sofern verfügbar sollten aber im Download mindestens 50 Mbit/s zur Verfügung stehen. Leider lassen sich die meisten Provider bei der Umstellung einige Tage Zeit, und teurer wird die Sache auf jeden Fall. Freundliche Arbeitnehmer zahlen ihren Homeoffice-Mitarbeitern die Kosten für DSL ganz oder teilweise oder übernehmen die Mehrkosten für die höhere Datenrate – Nachfragen lohnt sich!

Schließlich ist es eine gute Idee, die Reichweite (und letztlich sogar Bandbreite) der häuslichen Wlan-Landschaft mit einem Repeater zu verbessern, damit jeder Raum im Haus, der als Büro in Frage kommt, auch mit ausreichend Internet versorgt ist.

3. Für Internet-Sicherheit sorgen!

Alle gängigen DSL-Provider bieten einen Online-Sicherheitscheck an, mit dem man checken kann, ob die Verbindung ins Internet sicher ist bzw. ob man alle Einstellungen gewählt und verfügbaren Tools aktiviert hat, mit denen sich der Datenstrom vom Homeoffice-PC über den DSL-Router ins Netz absichern lässt. Einige Anbieter leisten das sogar auf dem Weg des individuellen Supports per Mail, Chat oder Telefon. Davon sollte der/die zukünftige Heimarbeiter*in unbedingt Gebrauch machen.

Ein verwundbarer Punkt in der Datenkette zwischen Firma und Zuhause ist der DSL-/Wlan-Router. An dem sollten alle denkbaren bzw. sinnvollen Sicherheitseinstellungen vorgenommen werden – das gilt in ganz besonderem Maße für die verwendeten Passwörter! Also: Vor dem Umzug ins Homeoffice alle Kennwörter, die den Router betreffen ändern und dabei wirklich starke Passwörter wählen. Da die Einstellungen von Gerät zu Gerät abweichen, hilft entweder das sorgfältige Studium des Manuals oder der Blick in die Foren bzw. der Kontakt mit dem Support des Herstellers.

4. VPN- oder Remote-Desktop-Verbindung ausgiebig testen!

Sitzen Otto und Liese Normalarbeitnehmer im heimischen Büro, sollen sie über ihren dortigen Computer Zugriff auf die Ressourcen, die das Unternehmen bereitstellt, haben. Eine der Möglichkeiten besteht darin, den Zugang zum Firmennetzwerk vom heimischen PC aus zu ermöglichen. Im Idealfall verhält der sich dann genau wie der Rechner im Büro. In der Regel wird das über einen VPN-Tunnel realisiert. Voraussetzung dafür ist, dass dem Unternehmensnetzwerk ein VPN-Server vorgeschaltet ist, der den Zugang von außen regelt. Der Computer daheim braucht einen speziellen Client, über den er sich mit dem VPN-Server und damit mit dem Netzwerk in der Firma verbindet. Weil diese Verbindung verschlüsselt ist und sich erst nach einem Login samt Authentifizierung aufbaut, ist der „Tunnel“ als Kanal für ausgetauschte Daten von außen nicht einsehbar.

Beinahe alle großen und mittleren Unternehmen, aber auch viele kleine Firmen, die auf eines der gängigen Netzwerksysteme setzen, haben einen solchen VPN-Server eingerichtet. Das bedeutet, dass der Homeoffice-User nur noch den passenden Client braucht, um die Daten auf dem Unternehmensserver zu nutzen. Wohlgemerkt: Ein VPN erlaubt den Zugriff auf Daten, nicht auf Anwendungsprogramme – die müssen lokal auf dem genutzten PC installiert sein. Deshalb birgt dieses Verfahren je nachdem Pflegezustand des heimischen Rechners und den gewählten Sicherheitseinstellungen auf dem heimischen DSL- bzw.- Wlan-Router einige Sicherheitsrisiken. Das Problem mit der Aktualität der Software und den korrekten Sicherheitseinstellungen am PC stellt sich nicht, wird ein vom Unternehmen zur Verfügung gestelltes Notebook verwendet. Es empfiehlt sich allerdings, dessen Zustand vor dem Umzug ins Homeoffice von den Kollegen der Firmen-IT überprüfen und auf Stand bringen zu lassen. Das bedeutet auch, dass auf dem zuhaue genutzten Rechner alle Anwendungsprogramme, die auch im Büro genutzt werden, in den jeweils benötigten Versionen vorliegen müssen.

Schritt 1 besteht also darin, den fürs Homeoffice vorgesehenen Rechner nicht nur auf Stand zu bringen, sondern die benötigte Software (Clients, Apps) für den Fernzugriff zu installieren. Das kann man entweder selbst erledigen oder – falls vorhanden – die IT-Abteilung oder den Administrator bitten, dies vorzunehmen. Der 2. Schritt sollte dann aber darin bestehen, diese Verbindung ausgiebig zu testen. Denn wenig ist unangenehmer, als wenn der Kontakt mit dem Firmenserver mitten während der Arbeit abbricht. Verschiedene realistische Szenarien VORHER durchzuspielen bis alles klappt, ist da die beste Prophylaxe.

5. Mail- und Chat-Anwendungen einrichten und optimieren

Das Wichtigste bei der Arbeit im Homeoffice ist, jederzeit in Kontakt zu Kollegen, Kunden bzw. Klienten treten zu können. Selbstverständlich muss zu allererst dafür Sorge getragen werden, dass dienstliche Mails ankommen bzw. gesendet werden können. Wer seinen privaten Rechner benutzt, wird nicht unbedingt die entsprechenden Accounts im Mail-Programm eingerichtet haben; spätestens jetzt ist der richtige Zeitpunkt gekommen, das nachzuholen. Was genau zu tun ist, hängt davon ab, wie in der Firma Mails gehandelt werden, ob diese also überhaupt extern mit einem beliebigen Client gelesen und geschrieben werden können oder ob man lediglich per Weiterleitung arbeiten kann. Das muss zwingend mit der Unternehmens-IT geklärt werden.

Meist noch wichtiger ist es sich um die gängigsten Chat-Anwendungen zu kümmern. Wenige Unternehmen setzen auf WhatsApp, aber vielleicht gibt es ja Kunden und Klienten, die am liebsten über diesen Dienst chatten. Eine Rundmail kann klären, ob vielleicht jemand, mit dem man in Kontakt bleiben muss, auf alternative Messenger setzt: Threema, Telegram, Discord oder gar den Facebook-Messenger. Alle relevanten Kanäle müssen aufgesetzt und getestet werden, damit es mit der Kommunikation funktioniert.

6. Alle Vorbereitungen für Skype- und Videokonferenzen treffen!

Wenn das Notebook bereit und willens ist und die Internet-Verbindung tut, was sie soll, und schnell genug ist, gilt es vor allem, für mögliche virtuelle Meetings parat zu sein. Natürlich ist zuerst zu klären, ob die Firma bzw. Kunden oder Klienten Besprechungen per Skype oder aber über einen Videokonferenz-Service abhalten wollen. Während Skype ja entweder dank Windows schon an Bord oder schnell heruntergeladen und installiert ist, sieht die Lage bei den verschiedenen Angeboten für Videokonferenzen anders aus.

Da gibt es viele Services, die über Websites funktionieren, aber auch solche, die mit einem Client arbeiten. Der muss natürlich auch downgeloadet und installiert werden. Anschließend ist ein Test zwingend notwendig. Das heißt: Man sucht sich einen Partner (Kollegen, Verwandtschaft etc.), die dasselbe System nutzen kann, und probiert. Wichtig ist, dass das Gegenüber einen sieht und hört. Mit der eingebauten Webcam im Notebook funktioniert das meist mehr schlecht als recht. Da kann es die Sache deutlich verbessern, wenn man eine qualitativ hochwertige, externe Webcam und ein Headset anschafft.

Die Qualität einer Videokonferenz kann man steigern, indem man eine vorhandene Digitalkamera mit Hilfe einer Hardware-Erweiterung zur Webcam umfunktioniert. Dann wird nicht nur das Bild besser, sondern man kann auch einen angenehmen Blickwinkel wählen und die Beleuchtung optimieren.

Fazit

Aus technischer Sicht ist das Arbeiten im Homeoffice gar nicht so schwer. Vorausgesetzt, der Arbeits-PC und die Vorrichtungen für Videokonferenzen sind auf dem aktuellen Stand und alles wurde ausreichend getestet. Um Hard- und Software zu optimieren und auch die Datensicherheit zu verbessern, sollte man sich nicht scheuen, Hilfe von IT-Experten, Providern und Herstellern in Anspruch zu nehmen.